Crie seu próprio modelo de negócios Canvas. [e mais]

 

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2. Aprenda como utilizar ferramentas simples para alavancar os seus projetos.
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Regra 80/20: Muitas coisas são triviais, poucas cruciais - Diagrama de Pareto

Você sabia? Apenas 20% dos teus esforços são responsáveis por 80% dos resultados. De igual modo, 80% dos nossos problemas são provenientes de, apenas, 20% das causas. Essa é a famosa regra 80/20.

A ferramenta que utilizamos para validar essa regra é o diagrama de Pareto. Ela tem por finalidade demonstrar como priorizar a resolução de problemas. Partindo da premissa de que muitas coisas são triviais, poucas cruciais, ou seja, faz-se necessário priorizar aqueles 20% que geram resultados ou resolvem problemas.

Então, como podemos construir o diagrama de Pareto e demonstrar graficamente a regra 80/20?

O primeiro passo, para construir um gráfico de Pareto, é definir o problema a ser analisado. Para tanto, crie uma lista de problemas e insira a quantidade de ocorrência dos mesmos. Feito isso, segundo passo é calcular o valor acumulado e o percentual que o item (problema) representa em relação ao valor total dos problemas listados.

Dica: utilize um gráfico de colunas, pois, os valores são melhores apresentados nesse tipo de gráfico.

O terceiro e último passo é analisar, a partir do gráfico, quais itens representam maiores ocorrências. Então, como identificar a regra 80/20?

Faça uma análise dos itens que apresentam maiores ocorrências, identifique no gráfico o percentual acumulado, neste ponto, é provável que você descubra que os problemas listados que representam, aproximadamente, 80% das ocorrências são àqueles gerados por, aproximadamente, 20% das causas geradoras do problemas.

Nessa perspectiva, percebemos que a resolução de problemas deve se dá em função do assertivo direcionamento do foco e esforços em cerca de 20% das causas que são responsáveis pela maior parte dos problemas identificados. Por isso, dizemos que o gráfico de Pareto é uma ferramenta de priorização de problemas. Portanto, trocando em miúdos, através dessa análise é possível maximizar os esforços nas coisas que realmente importam.

Como exemplo, observe o processo de atendimento ao usuário. A medida que os feedbacks vão surgindo, a empresa registra um padrão de reclamações recorrentes, que precisam ser resolvidas. No entanto, o que resolver primeiro? Como priorizar os problemas para saná-los prezando pela eficiência? Acontece que empresa pode investir tempo e dinheiro naquilo que não resolve metade dos problemas. Diante disso, devemos ter em mente que os recursos sempre são limitados.

Portanto, busca-se com o diagrama de Pareto determinar quais reclamações, conforme exemplo anterior, produzem maiores efeitos e, consequentemente, são mais recorrentes, visto que, a atenção deve ser voltada aos 20% das causas que geram 80% das reclamações. Após identificar, esse conjunto de itens, isto é, os principais problemas é hora de agir efetivamente sobre eles para resolvê-los. Em suma, através do diagrama de Pareto descobrimos onde aplicar, de maneira eficiente, à energia necessária na resolução de problemas para gerar maiores resultados.

Deixo aqui um link para: "Caixa de ferramentas" de Gestão. São diversas ferramentas gratuitas no Trello.

Abraços e até breve. :)

Saiba como priorizar projetos com a Matriz B.A.S.I.C.O

A matriz B.A.S.I.C.O é uma ferramenta para priorizar alternativas com base na relação Custo X Benefício X Exequibilidade. Através dessa ferramenta é possível priorizar investimentos em projetos. Sua importância se evidencia quando se faz necessária uma análise criteriosa para escolher os melhores projetos, visto que, existem limitações em relação aos recursos tangíveis (Ex.: Dinheiro) e intangíveis (Ex.: Tempo) como é sabido.

Como priorizar projetos? Através do índice de priorização, critério utilizado para ranquear os projetos, calculado através dessa ferramenta. Esse índice é composto por seis elementos, que podem receber notas de 1 a 5.

As letras que compõem esse acrônimo significam, respectivamente, as palavras: Benefício (B); Abrangência (A); Satisfação (S); Investimento (I); Clientes (C); e Operacionalização (O).

As notas se relacionam com as características “muito grande”, “razoável”, “baixo” e nenhum entre outras apresentadas em uma escala, essa por sua vez é qualitativa.

O índice da matriz B.A.S.I.C.O é obtido através da soma total da classificação apresentada na escala. Destarte, através desse índice é possível elencar por ordem de maior valor obtido os projetos que se quer avaliar.

Diante disso, se busca com esta matriz conhecer, entre várias alternativas, o projeto que se apresenta como sendo mais viável, ou seja, que possuir menor custo, maior benefício e melhor modo de execução ou implementação.

Mas não basta apenas priorizar os projetos, é necessário pô-los em prática! Assim indico, como segunda etapa do processo, a criação de um plano de ação. Portanto, recomendo outra ferramenta bastante simples para criação de planos de ação: 5W2H.

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Abraços e até breve. :)

Priorizar ações ao resolver problemas - Matriz GUT

A matriz GUT é a ferramenta adequada para priorizar problemas. É sabido que recursos são limitados e boas escolhas implicam em racionalidade. Nessa perspectiva, boas escolhas estão atreladas a certos padrões ou parâmetros. Sendo assim, a matriz GUT possibilita subsídios à uma escolha racional, com base na Gravidade, Urgência e Tendência do problema analisado.

As palavras Gravidade, Urgência e Tendência dessa matriz nos ajuda a analisar os problemas com intuito de conceber uma hierarquia entre os vários problemas analisados, pois, dada as circunstâncias, via de regra, os recursos tangíveis (dinheiro, maquinas, mão de obra etc.) e intangíveis (tempo, motivação etc.) são sempre limitados.

Diante disso, vamos entender o que cada palavra representa no contexto da resolução de problemas. Mas antes, é preciso lembrar que essa ferramenta possui uma aplicação qualitativa. Dessa forma, usamos uma escala de 1 a 5 para determinar o quão grave, urgente e tendencioso é um determinado problema.

Dito isso, vamos às palavras! Primeira é a gravidade, essa palavra diz respeito à capacidade que determinado problema tem de produzir maiores efeitos negativos. Quanto mais grave, maiores consequências negativas ele produz.

A segunda é a “urgência”. Essa classifica aqueles problemas que precisam de atenção imediata e exigem uma resposta mais ágil, ao contrário, produzem efeitos maiores, ou seja, piores danos.

Por fim, a terceira é a “tendência” que representa a consequência da falta de ação sobre determinados problemas, pois, classifica-os como aqueles que tendem a piorar com o tempo, ou seja, se nada for feito a tendência é piorar.

Utilizando a matriz é possível hierarquizar os problemas elencados com base nas suas três características básicas supracitadas. Essa ferramenta, por si só, não resolve os problemas. No entanto, demonstra caminhos mais racionais que auxiliam à tomada de decisão sobre quais problemas exigem maior cuidado e precisam ser priorizados para resolvê-los.

Outra informação importante é por se tratar de uma ferramenta de análise qualitativa, além de estar atrelada a percepção pessoal do indivíduo sobre questões envolvendo Gravidade, Urgência e Tendência, é ideal utilizá-la em grupo.

Portanto, quando se tem uma lista de problemas priorizados com base na urgência, gravidade e tendência fica fácil escolher qual plano de ação criar e como planejar as ações mais importantes sobre os problemas mais cruciais do processo, projeto ou empresa.

Priorizar ações preventivas - Matriz FMEA

Identificar possíveis falhas em processos e corrigi-las é a principal função do método de análise de modo de falha e efeito. A princípio, se faz necessário construir duas escalas de 0 a 10. Uma para qualificar a ocorrência da causa, ou seja, a probabilidade de uma causa vir a existir e provocar uma determinada falha no processo e outra para avaliar a gravidade do efeito, que diz respeito a probabilidade em que o cliente identifica e, também, é prejudicado pela falha caso ela ocorra.

Essa escala, no primeiro caso, qualifica a ocorrência da causa (O) de 1 a 10 em: muito baixa, baixa, moderada para baixa, moderada, moderada para alta, alta, muito alta e sempre. No segundo, qualifica a gravidade do efeito (G) de 1 a 10 em: nunca, raramente, muito baixa, baixa, moderada para baixa, moderada, moderada para alta, alta, muito alta e sempre.

Além dos critérios “Ocorrência e Gravidade” também devemos analisar a probabilidade da falha ser detectada antes do produto chegar ao cliente, isto é, o meio de detecção (D). Para tanto, utilizamos a escala invertida, ou seja, de 10 a 1, onde 10 é nunca, 9 é raramente e assim sucessivamente conforme a mesma classificação dos demais critérios.

Para analisar o processo ou ação iniciamos listando os efeitos da falha. Nesse ponto é necessário utilizar uma ferramenta auxiliar como, por exemplo, o diagrama de causa-efeito ou diagrama de Ishikawa.

Diante disso, vamos à primeira escala gravidade do efeito (G) para extrair uma nota compatível com a gravidade correspondente no que se refere ao efeito listado.

Em seguida devemos fazer o mesmo em relação às causas básicas, para tanto classificamos com base na escala ocorrência da causa (O), por fim, listamos os métodos utilizados para detectar a ocorrência de uma possível falha com base na última escala meio de detecção (D).

Chegamos a etapa final, onde o índice de risco é calculado com base nas classificações anteriores, por meio do cálculo G x O x D, ou seja, da multiplicação dos valores inseridos referentes às três escalas. Enfim, a conclusão que chegamos é que existe uma hierarquia entre os efeitos listados e podemos priorizá-los em função do índice de risco, para depois implementar ações preventivas sobre os efeitos que tendem a ser mais graves, muito recorrentes e de difícil detecção.

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Perguntar e resolver: técnica dos 5 Porquês

Uma das ferramentas mais simples usadas na resolução de problemas é a técnica dos 5 porquês, essa foi desenvolvida por Taiichi Ohno, arquiteto do sistema Toyota de produção nos anos 1950. Ela consiste na repetição da pergunta “Por quê?” diante da questão a ser aprofundada na organização e, com ela, torna-se ainda mais fácil chegar à causa-raiz do problema com mais clareza.

Quando se tem um problema é comum querermos resolvê-lo de imediato. No entanto, muitas vezes não conseguimos por falta de informações, por isso, é preciso utilizar uma ferramenta capaz de levar o problema até o quinto nível de profundidade e, sendo assim, descobrir a causa primária ou originária também chamada de causa-raiz.

Observe que o primeiro “por quê?” é o mais superficial, à medida que vamos aplicando os “porquês?” nas respostas anteriores vamos mais perto da causa principal ou elementar do problema. Essa ferramenta é simples, porém, exige um esforço puramente mental, além disso, é importante que o avaliador das causas possua bastante competência enciclopédica, ou seja, conhecimento de mundo, pois, uma indagação não respondida travará o fluxo de resolução.

Não obstante, sabemos que no mundo informatizado temos vários recursos a nossa disposição, portanto, ao se deparar com um nível de pergunta mais denso é necessário fazer pesquisas para prosseguir com os questionamentos até estar satisfeito com a causa, ora, encontrada. Isso, como falei, geralmente, ocorre no quinto nível de pergunta, isto é, no último “por quê?”.

Ao identificar determinado problema é hora de utilizar outra ferramenta para proceder com a sua resolução, para isso recomendo a utilização de um plano de ação como, por exemplo, o 5W2H.

Como encontrar a causa-raiz do problema?

O diagrama de Ishikawa tem por finalidade analisar as causas primárias e secundárias de um determinado problema. Com esta ferramenta é possível avaliar os efeitos dos problemas, inferir suas causas e, assim, criar meios de agir efetivamente sobre elas. 

O diagrama é bastante utilizado na análise e resolução de problemas. Recebe o nome de Diagrama de Ishiwaka em homenagem ao seu criador Kaoru Ishikawa, um dos expoentes da qualidade, mas também é muito conhecida por diagrama de causa-efeito.

O formato da ferramenta lembra uma espinha de peixe, onde a cabeça do peixe representa o problema ou efeito conhecido, enquanto as espinhas representam as causas primárias. Existem vários modelos, o mais tradicional agrupa os efeitos em 6 grupos, também chamados de 6Ms: 1. Meio Ambiente, 2. Material, 3. Matéria Prima, 4. Mão-de-obra, 5. Método e 6. Máquina.

Essas causas primárias são analisadas para se chegar a causa-raiz de determinado problema. Observe que nem sempre o problema central é identificado no início, quando temos um problema, via de regra, percebemos antes de qualquer coisa o efeito que esse problema produz, portanto necessitamos de uma ferramenta visual como o diagrama de Ishikawa para facilitar o diagnóstico.

A etapa final é a criação de um plano de ação corretivo que possa sanar o problema, ora, identificado. Isso é importante para evitar retrabalhos que são gerados pela resolução dos efeitos superficiais do problema em questão.

Vejamos um exemplo prático:

Vamos imaginar que você identifique um determinado problema na impressão. Sua impressora está funcional, no entanto as folhas estão saindo manchadas, logo esse é o efeito percebido. Mas, a causa ainda é uma incógnita. Então, você utiliza o diagrama e descobre quatro possíveis causas: M1 (Meio ambiente) – A máquina está superaquecendo por causa do ambiente que não está climatizado; M2 (Material) – A tinta da impressora não é de uma marca autorizada; M4 (Mão-de-obra) – Não há manutenção preventiva nos cartuchos; e M6 (Máquina) – A impressora é uma máquina antiga.

Observe que uma dessas causas, a M2 (Material), apresenta uma relação mais forte com o efeito apresentado, ou seja, as folhas estão saindo manchadas porque a tinta utilizada não é adequada para máquina. Observou como é prático? Pois bem, isso fica ainda mais simples sendo visualizado através do diagrama “espinha de peixe”. Até o próximo artigo! Abraços.

50 Ferramentas de Gestão

Quando você precisa colocar um prego, você utiliza um martelo ou uma chave de fenda?

Cada situação exige uma ferramenta específica, portanto reuni nesse curso uma caixa de ferramentas que todo empreendedor, empresário e profissional de gestão precisam ter, pois, com as ferramentas certas em mãos você poderá reduzir custos, diagnosticar e resolver, mais facilmente, os diversos problemas que surgem no seu dia a dia, na sua empresa ou em qualquer outro cenário.
Conhecerá os métodos para utilização de cada ferramenta através de uma abordagem prática.

Neste curso você será capaz de:
Conhecer o contexto de aplicação das ferramentas;
Utilizá-las na prática no seu dia a dia;
Acessar um arsenal de ferramentas a qualquer momento.

Neste curso você terá acesso à uma ferramenta por videoaula.
As aulas são rápidas! Calcula-se em média cinco minutos por videoaula. O curso servirá também como manual de utilização das ferramentas. Além disso, sua caixa de ferramentas com 50 Ferramentas de Gestão será, continuamente, atualizada no Trello, onde artigos e materiais complementares serão adicionados.

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CAIXA DE FERRAMENTAS: (Modelo editáveis)

Ferramentas para Diagnosticar:
(Diagrama de Ishikawa; Cinco Porquês; e Método FMEA)
Ferramentas para Priorizar:
(Matriz GUT; Matriz B.A.S.I.C.O; e Diagrama de Pareto)
Ferramentas para Resolver:
(Método MASP; Ciclo PDCA; e Diagrama de árvore)
Ferramentas para Melhorar:
(Cinco Sensos – 5 Ss; Ciclo DMAIC; e SIPOC)
Ferramentas para Padronizar:
(Ficha técnica; Contrato de posicionamento; e POP)
Ferramentas para Implementar:
(Metas SMART; Benchmarking; e Gráfico de Gantt)
Ferramentas para Decidir:
(Matriz Trade-off; Método PDCP; Gráfico de Dispersão)
Ferramentas para Analisar:
(Gráfico de tendência; Q de Yule; Análise DRE)
Ferramentas para Avaliar:
(Matriz BCG; SERVQUAL; e + 1 DGE)
Ferramentas para Planejar:
(Canvas; Matriz SWOT; e Cinco Forças de Porter)
Ferramentas para Executar:
(5W2H; Método KABAN; e Diagrama em setas)
Ferramentas para Organizar:
(Organograma; Fluxograma; e Diagrama de Afinidades)
Ferramentas para Valorizar:
(PCO; Jobe to be done; e Missão, Visão e Valores)
Ferramentas para Criar:
(Design Thinking; Effectuation; e Brainstorming)
Ferramentas para Controlar:
(Controle CEP; Indicadores - KPI; e Balanced Score Card)
Ferramentas para Verificar:
(Folha de verificação; Histograma; e Checklist)
Ferramentas para Prospectar:
(AIDALA; Funil de vendas; e Mapa da empatia)                                                

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Bônus do curso:
E-book: 50 Ferramentas de gestão - Conheça as ferramentas (Teoria)
50 Modelos:  Aulas em Excel no Drive - Ferramenta (Prática)
Caixa de Ferramentas no Trello -  Material complementar

Nos vemos dentro da plataforma.
Abraços!