Você sabia? Apenas 20% dos teus esforços são responsáveis por 80% dos resultados. De igual modo, 80% dos nossos problemas são provenientes de, apenas, 20% das causas. Essa é a famosa regra 80/20.
A ferramenta que utilizamos para validar essa regra é o diagrama de Pareto. Ela tem por finalidade demonstrar como priorizar a resolução de problemas. Partindo da premissa de que muitas coisas são triviais, poucas cruciais, ou seja, faz-se necessário priorizar aqueles 20% que geram resultados ou resolvem problemas.
Então, como podemos construir o diagrama de Pareto e demonstrar graficamente a regra 80/20?
O primeiro passo, para construir um gráfico de Pareto, é definir o problema a ser analisado. Para tanto, crie uma lista de problemas e insira a quantidade de ocorrência dos mesmos. Feito isso, segundo passo é calcular o valor acumulado e o percentual que o item (problema) representa em relação ao valor total dos problemas listados.
Dica: utilize um gráfico de colunas, pois, os valores são melhores apresentados nesse tipo de gráfico.
O terceiro e último passo é analisar, a partir do gráfico, quais itens representam maiores ocorrências. Então, como identificar a regra 80/20?
Faça uma análise dos itens que apresentam maiores ocorrências, identifique no gráfico o percentual acumulado, neste ponto, é provável que você descubra que os problemas listados que representam, aproximadamente, 80% das ocorrências são àqueles gerados por, aproximadamente, 20% das causas geradoras do problemas.
Nessa perspectiva, percebemos que a resolução de problemas deve se dá em função do assertivo direcionamento do foco e esforços em cerca de 20% das causas que são responsáveis pela maior parte dos problemas identificados. Por isso, dizemos que o gráfico de Pareto é uma ferramenta de priorização de problemas. Portanto, trocando em miúdos, através dessa análise é possível maximizar os esforços nas coisas que realmente importam.
Como exemplo, observe o processo de atendimento ao usuário. A medida que os feedbacks vão surgindo, a empresa registra um padrão de reclamações recorrentes, que precisam ser resolvidas. No entanto, o que resolver primeiro? Como priorizar os problemas para saná-los prezando pela eficiência? Acontece que empresa pode investir tempo e dinheiro naquilo que não resolve metade dos problemas. Diante disso, devemos ter em mente que os recursos sempre são limitados.
Portanto, busca-se com o diagrama de Pareto determinar quais reclamações, conforme exemplo anterior, produzem maiores efeitos e, consequentemente, são mais recorrentes, visto que, a atenção deve ser voltada aos 20% das causas que geram 80% das reclamações. Após identificar, esse conjunto de itens, isto é, os principais problemas é hora de agir efetivamente sobre eles para resolvê-los. Em suma, através do diagrama de Pareto descobrimos onde aplicar, de maneira eficiente, à energia necessária na resolução de problemas para gerar maiores resultados.
Deixo aqui um link para: "Caixa de ferramentas" de Gestão. São diversas ferramentas gratuitas no Trello.
Abraços e até breve. :)