A matriz GUT é a ferramenta adequada para priorizar problemas. É sabido que recursos são limitados e boas escolhas implicam em racionalidade. Nessa perspectiva, boas escolhas estão atreladas a certos padrões ou parâmetros. Sendo assim, a matriz GUT possibilita subsídios à uma escolha racional, com base na Gravidade, Urgência e Tendência do problema analisado.
As palavras Gravidade, Urgência e Tendência dessa matriz nos ajuda a analisar os problemas com intuito de conceber uma hierarquia entre os vários problemas analisados, pois, dada as circunstâncias, via de regra, os recursos tangíveis (dinheiro, maquinas, mão de obra etc.) e intangíveis (tempo, motivação etc.) são sempre limitados.
Diante disso, vamos entender o que cada palavra representa no contexto da resolução de problemas. Mas antes, é preciso lembrar que essa ferramenta possui uma aplicação qualitativa. Dessa forma, usamos uma escala de 1 a 5 para determinar o quão grave, urgente e tendencioso é um determinado problema.
Dito isso, vamos às palavras! Primeira é a gravidade, essa palavra diz respeito à capacidade que determinado problema tem de produzir maiores efeitos negativos. Quanto mais grave, maiores consequências negativas ele produz.
A segunda é a “urgência”. Essa classifica aqueles problemas que precisam de atenção imediata e exigem uma resposta mais ágil, ao contrário, produzem efeitos maiores, ou seja, piores danos.
Por fim, a terceira é a “tendência” que representa a consequência da falta de ação sobre determinados problemas, pois, classifica-os como aqueles que tendem a piorar com o tempo, ou seja, se nada for feito a tendência é piorar.
Utilizando a matriz é possível hierarquizar os problemas elencados com base nas suas três características básicas supracitadas. Essa ferramenta, por si só, não resolve os problemas. No entanto, demonstra caminhos mais racionais que auxiliam à tomada de decisão sobre quais problemas exigem maior cuidado e precisam ser priorizados para resolvê-los.
Outra informação importante é por se tratar de uma ferramenta de análise qualitativa, além de estar atrelada a percepção pessoal do indivíduo sobre questões envolvendo Gravidade, Urgência e Tendência, é ideal utilizá-la em grupo.
Portanto, quando se tem uma lista de problemas priorizados com base na urgência, gravidade e tendência fica fácil escolher qual plano de ação criar e como planejar as ações mais importantes sobre os problemas mais cruciais do processo, projeto ou empresa.