A simplicidade e eficácia desta ferramenta faz dela um ótimo recurso para diagnosticar e resolver problemas. A técnica dos Cinco Porquês é uma ferramenta desenvolvida pelo Eng. Químico Taiichi Ohno, notório colaborador do Sistema Toyota de Produção. Nascido em Dalian na China, Ohno, construiu uma carreira de mais de 40 anos na Toyota Motors Company. Seus estudos influenciaram um modelo de produção pautado na alta produtividade.
O seu método de análise e resolução de problemas até hoje surpreende pela simplicidade e eficácia, por isso, se tornou vastamente conhecido no meio empresarial. Essa ferramenta é capaz de identificar a causa-raiz de determinado problema, partindo do que chamamos de efeito conhecido, através de uma sequência de questionamentos que ligam os dois pontos: causa e efeito.
Sem dúvida você deve ter se perguntado: “o porquê os problemas insistem em voltar?” O fato é que, na maioria das vezes, combatemos apenas os efeitos do problema, não costumamos dar a devida atenção as causas. Diante disso, faz-se necessário compreender a correlação entre:
Causa X Efeito
Motivo X Consequência
Circunstâncias do Problema X Problema em si
Sintomas X Doenças
Para tanto, a técnica dos Cinco Porquês consiste na repetição da pergunta: “Por quê?” em função do problema que está sendo analisado até que se chegue à causa-raiz do problema.
Quando se tem um problema é comum querermos resolvê-lo de imediato. Mediante a primeira “solução” que nos vêm à mente. No entanto, muitas vezes só conseguimos combater os efeitos do problema, ou seja, as consequências dele. Isso acontece por falta de informações, por isso, é preciso utilizar uma ferramenta capaz de levar nossos questionamentos além da superficialidade.
Sendo assim, com esta técnica, apenas cinco perguntas são suficientes para descobrir as causas primárias dos problemas. Faça um teste: pergunte “o porquê” está acontecendo isso, quando estiver diante de um problema e a ponto de tomar uma decisão. Diante da resposta obtida, repita o processo perguntando novamente e, assim, sucessivamente até chegar à causa-raiz.
Observe que o primeiro “por quê?” é o mais superficial, à medida que vamos aplicando os “porquês” nas respostas anteriores estaremos cada vez mais perto de chegar à motivação principal, ou seja, a causa originária ou elementar do problema.
Essa ferramenta é simples, porém exige um esforço mental considerável. Além disso, é importante que o avaliador possua bastante competência ou conhecimento de mundo. Sendo ele um profissional de administração, gestor ou gerente deve possuir também conhecimento conceitual e visão holística, pois, uma indagação não respondida travará o fluxo e a resposta ao questionamento talvez não seja a mais satisfatória.
Não obstante, sabe-se que no mundo informatizado temos vários recursos a nossa disposição, portanto ao se deparar com um nível de pergunta mais denso é necessário fazer pesquisas para prosseguir com os questionamentos até estar plenamente satisfeito com a última resposta encontrada.
A resposta mais convincente, geralmente, ocorre no quinto nível de pergunta, isto é, no último “por quê?”. No entanto, nada o impede de continuar os questionamentos para além dos cinco porquês, se for necessário, isto é, não existe uma regra específica. Cada um deverá adequar a ferramentas as suas próprias necessidades.
Após identificar a causa-raiz do problema, é hora de utilizar outra ferramenta para proceder com a solução do problema, agora, identificado. Para tanto, recomendo a utilização de um plano de ação como, por exemplo, o 5W2H. Essa ferramenta é bastante útil para por em prática pequenos projetos.