Identificar possíveis falhas em processos e corrigi-las é a principal função do Método de Análise de Modo de Falha e Efeito. Para utilizar essa ferramenta, a princípio, faz-se necessário construir instrumentos de medição, isto é, as escalas de 0 (zero) a 10 (dez).
O método FMEA é aplicado com base em três escalas. A primeira qualifica a ocorrência da causa, ou seja, a probabilidade de uma causa vir a existir e provocar uma determinada falha no processo, essa é representada pela letra “O”. Ela varia de 1 (um) a 10 (dez), onde 1 (um) representa probabilidade de ocorrência mais baixa e 10 (dez) mais alta, conforme a escala.
A segunda, qualifica a gravidade do efeito, que diz respeito à probabilidade de o cliente identificar a falha e, também, ser prejudicado caso ela ocorra. Essa é representa pela letra “G” e possui um intervalo de 1 (um) a 10 (dez). Nessa escala, 1 (um) refere-se à “nunca”, ou seja, a falha “nunca é identificada e nem é prejudicial ao cliente” e 10 (dez) refere-se à “sempre”.
Além dos critérios “Ocorrência e Gravidade” também devemos analisar a probabilidade da falha ser detectada pela empresa antes do produto chegar ao cliente final, isto é, o meio de detecção, essa é representada pela letra “D”. Para tanto, utilizamos a escala invertida, ou seja, de 10 (dez) a 1 (um), onde 10 (dez) representa “nunca”, e 1 (um) “sempre”. Seguindo a mesma lógica de classificação das escalas anteriores.
Para analisar um processo, inicia-se a listagem dos efeitos da falha. Nesse ponto é necessário inserir os problemas identificados em cada parte do processo. Para tanto, é recomendável utilizar uma ferramenta auxiliar como, por exemplo, o diagrama de causa-efeito também chamado de diagrama de Ishikawa, o qual apresentei no início desta seção.
Após a listagem de cada etapa do processo. Agora, deve-se atribuir notas conforme a escala: gravidade do efeito. Chamaremos de escala “G”.
A escala “G” serve para extrair notas compatíveis com a gravidade correspondente aos efeitos identificados no processo listado.
Diante do processo escolhido, quais efeitos ou problemas você consegue identificar nele? Quais notas você daria para a gravidade desses efeitos? Entenda por gravidade algo que é sério, crítico passível de provocar maiores danos. Então, com base nesse conceito quão grave é de fato o problema analisado? Vale salientar que os efeitos são identificados pelos clientes e relatados por eles. Então, qual a probabilidade em que o cliente identifique a falha e seja prejudicado por ela?
Em um processo de atendimento, poderíamos citar vários efeitos negativos relatados pelos nossos clientes como, por exemplo, atraso na fila. Então, qual a gravidade da falta de agilidade no atendimento? Use a escala “G”.
Em seguida devemos fazer o mesmo em relação à probabilidade da causa existir e provocar falhas no processo. Então, classificamos com base na escala Ocorrência da Causa “O”. Essa vai nos dizer se a ocorrência dos atrasos no atendimento é recorrente ou não.
Por fim, listamos os métodos utilizados para detectar a ocorrência de uma possível falha com base na última escala Meio de Detecção “D”. Essa diz respeito à probabilidade da falha ser detectada antes do produto chegar ao cliente. Continuando com o exemplo citado anteriormente, qual é o meio de detecção numa escala de 10 (dez) a 1 (um)? Será que os efeitos negativos são identificados antes do cliente reclamar?
Chegamos à etapa final onde o índice de risco é calculado com base nas classificações inseridas na tabela, por meio do cálculo: G x O x D, ou seja, a multiplicação dos valores de Gravidade, Ocorrência e Detecção com base nas três escalas apresentadas. É importante observar os efeitos da falha sob a perspectiva da gravidade, ocorrência e meio de detecção, respectivamente. Além disso, vale salientar que existe uma hierarquia entre os efeitos ou problemas listados, isso será revelado pelo cálculo do índice de risco.
É importante resolver os problemas que possuem um índice de risco mais elevado, visto que, eles são mais graves e tendenciosos a piorar. Dessa forma, as ações preventivas elaboradas para garantir o bom desempenho dos processos são elaboradas com base nos efeitos do processo analisado. Portanto, a análise prévia que podemos chamar de diagnóstico de falhas é importante para controlar os efeitos que tendem a serem mais graves, recorrentes e de difícil detecção.
Voltando ao exemplo anterior, quando listamos os efeitos negativos do processo de atendimento e encontramos o índice de risco mediante o método FMEA fica fácil elaborar um plano de ação que garantirá um bom desempenho do processo. Isso é possível quando mapeamos todas as possíveis falhas.