Saiba como priorizar projetos com a Matriz B.A.S.I.C.O

A matriz B.A.S.I.C.O é uma ferramenta para priorizar alternativas com base na relação Custo X Benefício X Exequibilidade. Através dessa ferramenta é possível priorizar investimentos em projetos. Sua importância se evidencia quando se faz necessária uma análise criteriosa para escolher os melhores projetos, visto que, existem limitações em relação aos recursos tangíveis (Ex.: Dinheiro) e intangíveis (Ex.: Tempo) como é sabido.

Como priorizar projetos? Através do índice de priorização, critério utilizado para ranquear os projetos, calculado através dessa ferramenta. Esse índice é composto por seis elementos, que podem receber notas de 1 a 5.

As letras que compõem esse acrônimo significam, respectivamente, as palavras: Benefício (B); Abrangência (A); Satisfação (S); Investimento (I); Clientes (C); e Operacionalização (O).

As notas se relacionam com as características “muito grande”, “razoável”, “baixo” e nenhum entre outras apresentadas em uma escala, essa por sua vez é qualitativa.

O índice da matriz B.A.S.I.C.O é obtido através da soma total da classificação apresentada na escala. Destarte, através desse índice é possível elencar por ordem de maior valor obtido os projetos que se quer avaliar.

Diante disso, se busca com esta matriz conhecer, entre várias alternativas, o projeto que se apresenta como sendo mais viável, ou seja, que possuir menor custo, maior benefício e melhor modo de execução ou implementação.

Mas não basta apenas priorizar os projetos, é necessário pô-los em prática! Assim indico, como segunda etapa do processo, a criação de um plano de ação. Portanto, recomendo outra ferramenta bastante simples para criação de planos de ação: 5W2H.

Deixo aqui um link para: "Caixa de ferramentas" de Gestão. São diversas ferramentas gratuitas no Trello.

Abraços e até breve. :)

Priorizar ações ao resolver problemas - Matriz GUT

A matriz GUT é a ferramenta adequada para priorizar problemas. É sabido que recursos são limitados e boas escolhas implicam em racionalidade. Nessa perspectiva, boas escolhas estão atreladas a certos padrões ou parâmetros. Sendo assim, a matriz GUT possibilita subsídios à uma escolha racional, com base na Gravidade, Urgência e Tendência do problema analisado.

As palavras Gravidade, Urgência e Tendência dessa matriz nos ajuda a analisar os problemas com intuito de conceber uma hierarquia entre os vários problemas analisados, pois, dada as circunstâncias, via de regra, os recursos tangíveis (dinheiro, maquinas, mão de obra etc.) e intangíveis (tempo, motivação etc.) são sempre limitados.

Diante disso, vamos entender o que cada palavra representa no contexto da resolução de problemas. Mas antes, é preciso lembrar que essa ferramenta possui uma aplicação qualitativa. Dessa forma, usamos uma escala de 1 a 5 para determinar o quão grave, urgente e tendencioso é um determinado problema.

Dito isso, vamos às palavras! Primeira é a gravidade, essa palavra diz respeito à capacidade que determinado problema tem de produzir maiores efeitos negativos. Quanto mais grave, maiores consequências negativas ele produz.

A segunda é a “urgência”. Essa classifica aqueles problemas que precisam de atenção imediata e exigem uma resposta mais ágil, ao contrário, produzem efeitos maiores, ou seja, piores danos.

Por fim, a terceira é a “tendência” que representa a consequência da falta de ação sobre determinados problemas, pois, classifica-os como aqueles que tendem a piorar com o tempo, ou seja, se nada for feito a tendência é piorar.

Utilizando a matriz é possível hierarquizar os problemas elencados com base nas suas três características básicas supracitadas. Essa ferramenta, por si só, não resolve os problemas. No entanto, demonstra caminhos mais racionais que auxiliam à tomada de decisão sobre quais problemas exigem maior cuidado e precisam ser priorizados para resolvê-los.

Outra informação importante é por se tratar de uma ferramenta de análise qualitativa, além de estar atrelada a percepção pessoal do indivíduo sobre questões envolvendo Gravidade, Urgência e Tendência, é ideal utilizá-la em grupo.

Portanto, quando se tem uma lista de problemas priorizados com base na urgência, gravidade e tendência fica fácil escolher qual plano de ação criar e como planejar as ações mais importantes sobre os problemas mais cruciais do processo, projeto ou empresa.

Priorizar ações preventivas - Matriz FMEA

Identificar possíveis falhas em processos e corrigi-las é a principal função do método de análise de modo de falha e efeito. A princípio, se faz necessário construir duas escalas de 0 a 10. Uma para qualificar a ocorrência da causa, ou seja, a probabilidade de uma causa vir a existir e provocar uma determinada falha no processo e outra para avaliar a gravidade do efeito, que diz respeito a probabilidade em que o cliente identifica e, também, é prejudicado pela falha caso ela ocorra.

Essa escala, no primeiro caso, qualifica a ocorrência da causa (O) de 1 a 10 em: muito baixa, baixa, moderada para baixa, moderada, moderada para alta, alta, muito alta e sempre. No segundo, qualifica a gravidade do efeito (G) de 1 a 10 em: nunca, raramente, muito baixa, baixa, moderada para baixa, moderada, moderada para alta, alta, muito alta e sempre.

Além dos critérios “Ocorrência e Gravidade” também devemos analisar a probabilidade da falha ser detectada antes do produto chegar ao cliente, isto é, o meio de detecção (D). Para tanto, utilizamos a escala invertida, ou seja, de 10 a 1, onde 10 é nunca, 9 é raramente e assim sucessivamente conforme a mesma classificação dos demais critérios.

Para analisar o processo ou ação iniciamos listando os efeitos da falha. Nesse ponto é necessário utilizar uma ferramenta auxiliar como, por exemplo, o diagrama de causa-efeito ou diagrama de Ishikawa.

Diante disso, vamos à primeira escala gravidade do efeito (G) para extrair uma nota compatível com a gravidade correspondente no que se refere ao efeito listado.

Em seguida devemos fazer o mesmo em relação às causas básicas, para tanto classificamos com base na escala ocorrência da causa (O), por fim, listamos os métodos utilizados para detectar a ocorrência de uma possível falha com base na última escala meio de detecção (D).

Chegamos a etapa final, onde o índice de risco é calculado com base nas classificações anteriores, por meio do cálculo G x O x D, ou seja, da multiplicação dos valores inseridos referentes às três escalas. Enfim, a conclusão que chegamos é que existe uma hierarquia entre os efeitos listados e podemos priorizá-los em função do índice de risco, para depois implementar ações preventivas sobre os efeitos que tendem a ser mais graves, muito recorrentes e de difícil detecção.

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